Events zur Kundenpflege und zur Verkaufsförderung? Beides geht.

Im Gespräch mit Matthias Syska von Rooms4People ging es um Vertrieb und wie immer fing es mit der Frage an, was er sich unter Vertrieb vorstellt. Dabei haben wir einen interessanten Punkt aufgedeckt, auf den ich heute gerne hinweisen möchte: Die Botschaft zum Anlass. 

Matthias vermietet Business-Räume (Mietbüroräume). Es ist ihm besonders wichtig, dass sich seine Kunden wohlfühlen. Er möchte den Service für seine Kunden ausbauen. Mit einem Event möchte er auf zusätzlichen Service aufmerksam machen und den Vertrieb für sich ausbauen.

Agenturen, Catering-Unternehmen und Veranstaltungsmanager planen und gestalten Events natürlich exzellent. Doch was in größeren Unternehmen wie die mühelose Organisation einer Veranstaltung aussieht, ist das Zusammenspiel übergreifender Bereiche. Nicht zuletzt wird bei der Planung nach dem Grund und dem Zweck einer Veranstaltung gefragt. Egal, wer die Infos bündelt und die heiligen Fäden zieht, Marketing und Vertrieb sind spätestens gefragt, sobald es um Gästeliste und Kundendialog geht.

Um aufzuzeigen, dass es für den Erfolg nicht ausreicht, jemand zu beauftragen eine Veranstaltung professionell zu planen, haben wir unser Gespräch skizziert…

Matthias, was ist für Dich Vertrieb?

Vertrieb ist für mich sehr vielschichtig. Zum einen ist es die Kommunikation mit meinen Kunden, um Wünsche und Herausforderungen zu erfahren. Zum anderen geht es darum, gewonnene Erkenntnisse in die Gestaltung und Umsetzung meines Angebotes mit einzubeziehen.

Vertrieb ist also grundsätzlich mal VERKAUFEN. In der Kommunikation mit Kunden liegt nicht nur der Erfolg, sondern auch die Entwicklung Deines Unternehmens.

Vertrieb ist für mich auch die Präsentation und Platzierung meines Angebots auf Plattformen, Social Media und Branchenverzeichnissen (online und offline).

Die Präsentation ist wichtig. Marketing und Vertrieb arbeiten dafür im Idealfall eng zusammen, damit die “Verpackung” die Positionierung im Dialog erleichtert. Was genau ist in diesem Zusammenhang für Dich Vertrieb?

Vertrieb ist für mich z.B. die Durchführung von Veranstaltungen für meine Zielgruppe. Hierbei präsentiere ich meine Räume, biete ein Rahmenprogramm mit Impulsvorträgen zu interessanten Themen und möchte meinen Gästen die Möglichkeit bieten, sich bei Getränken und Snacks mit anderen auszutauschen und neue Kontakte zu knüpfen. Das positive Feedback gibt mir das Gefühl, dass Events für eine gute und nachhaltige Kundenbeziehung sehr wichtig sind. Im Nachgang zur Veranstaltung mache ich zeitnah ein Follow-Up und hole mir das Feedback von jedem Teilnehmer. So weiß ich, wie zukünftige Events gestaltet werden müssen.

Wo genau hört für Dich Marketing auf und wo fängt Vertrieb an?

Marketing und Vertrieb gehören für mich zusammen. Vertrieb ist für mich grundsätzlich ein vorhandenes Bedürfnis, eine Nachfrage oder einen Wunsch zu bedienen.

Das ist der Geschäftszweck Deines Unternehmens. Ich formuliere die Frage anders: Wenn Dein Service die Antwort ist, welche Art von Angebot fragen Deine Kunden nach?

Meine Kunden wünschen sich Räume, in denen sie ungestört und kreativ arbeiten können.

Sie nehmen Platz, bekommen ihr gewünschtes Getränk, machen es sich gemütlich, richten sich komfortabel ein und können sich komplett auf ihre Arbeit fokussieren. Ich bin der Meinung, dass trotz aller Vorteile, die eine professionelle Raumgestaltung hat, in erster Linie Emotionen entscheiden, ob sich jemand wohlfühlt.

Die Bedeutung von Vertrieb liegt für mich darin, mit meinen Kunden in Kontakt zu kommen und meine Räume zu zeigen. D.h. Vertrieb ist für mich das Vorgehen, um „Zugang“ zu meinen Kunden zu bekommen.

Wie nimmst Du Kontakt zu möglichen Neukunden auf?

In Kontakt komme ich mit den meisten neuen Kunden über Buchungsplattformen und soziale Netzwerke, die ich aktiv mit Neuigkeiten “füttere”. Wer die Räume besichtigt, die Atmosphäre erlebt und mich kennenlernt, braucht „nur“ noch eine konkrete Nachfrage oder bucht bei mir.

Ich möchte in meinen Räumen eine „Wohlfühl-Atmosphäre“ schaffen, damit kreatives Arbeiten möglich ist und Konzentration erleichtert wird. Meine Kunden fühlen sich, als wären sie meine privaten Gäste. Das differenziert mich von meinem Wettbewerb.

Die Wohlfühl-Atmosphäre ist Dir wichtig und ein Selling Point. Es hört sich allerdings so an, als würdest Du darauf warten, dass Deine Kunden Dich finden. Vertrieb wartet nicht. Hast Du z.B. Deine Nachbarn schon gefragt, ob Du ihnen mit Räumen helfen kannst?

Ich bin gar nicht auf die Idee gekommen, dass ich helfen könnte und muss jetzt selbst schmunzeln.

Für den Vertrieb über die Website habe ich ein Terminbuchungstool, dass auch die Bezahlung ermöglicht. Darüber hinaus sind alle Räume auf den gängigen Buchungsplattformen. Ich organisiere die Veranstaltungen durch die Nutzung von Xing und wenn ich Beiträge poste, mache ich das auf Facebook, Linkedin und Xing.

Für SEO (Suchmaschinenoptimierung, engl. Search Engine Optimisation) habe ich einen Vertrag mit einem Service Provider, um im Ranking bei Google besser platziert zu sein. Google-Analytics hilft dabei, den Erfolg zu monitorisieren.

Mein Erfolg basiert zum Großteil auf den Empfehlungen von zufriedenen Kunden.

Mir fehlt die aktive Handlung zum Aufbau besserer Planbarkeit. Aktiver Einsatz unterstützt den Erfolg hierbei. Wie wirst Du Dich zukünftig aufstellen, oder was wirst Du sogar verändern?

Ich plane, auf neue Aktivitäten im Rahmen einer Veranstaltung aufmerksam zu machen, z.B. für:

• Erweiterung meines Angebots um “Co-Working-Spaces” bzw. den temporären Büroarbeitsplatz
• Seminare und Workshops zu neuen Kreativtechniken
• Ausbau einer Netzwerk-Plattform
• Hybrid-Veranstaltungen zu den aktuellen Themen meiner Zielgruppe

Eine Veranstaltung bedarf der langen Planung, dann ist sie schön und schnell vorbei. Um Dein Reservierungsbuch zu füllen, soll sich der Einsatz lohnen. Was möchtest Du erreichen und wie machst Du Deinen Wunsch deutlich?

Ich möchte darauf aufmerksam machen, dass man mich künftig bei Planung und Buchungsüberlegungen berücksichtigt.

Wichtig ist es, in Deiner Begrüßung oder Deinem eigenen Vortrag Deinen Wunsch zu transportieren.

Ich könnte bei der Begrüßung meine Gäste willkommen heißen und zum Ausdruck bringen, dass ich mich freue, wenn Sie mich demnächst wieder besuchen und mich bei ihren Planungen berücksichtigen.

Was und in welcher Form Dir die Formulierung leicht fällt, können wir uns im Coaching gesondert ansehen. Wichtig ist, dass die Botschaft klar und verständlich ist. Sonst bereichern sich Deine Gäste, indem Sie für sich den bestmöglichen Nutzen aus der Veranstaltung ziehen und buchen bei der Konkurrenz.

Die Botschaft ist wichtig. Klarheit bahnt Geschäft an und Spaß macht es auch….. 

Matthias Syska ist Gründer von Rooms4People. Er bietet seinen Kunden schöne und praktische Räumlichkeiten, in denen sie sich individuell und kreativ weiterentwickeln können.

Dabei treffen unterschiedliche Menschen mit genauso unterschiedlichen Bedürfnissen aufeinander, von Business-Meetings, Besprechungen, Kreativ-Workshops, bis Yoga, Meditation, Therapie und Beratung.

Matthias findet die unterschiedlichen Bedürfnisse seiner Kunden spannend.

Entstehende Impulse möchte Matthias aufgreifen, sein Angebot erweitern und er wird demnächst zu einem Event einladen…